Как интересно провести новогодний корпоратив

Ежегодно новогодний корпоратив становится головной болью руководства и ответственных за организацию лиц, кто его организует. В данной статье мы пошагово расскажем, как провести корпоратив таким образом, чтобы вовлечь всех сотрудников и о нём с радостью вспоминали весь следующий год.

Пошаговый план планирования новогоднего корпоратива

Успешный корпоратив – это результат тщательного планирования. Чтобы праздник прошел на «ура», необходимо продумать каждую деталь.

Шаг 1. Определение бюджета

Сначала определите бюджет мероприятия. Это поможет ограничить круг возможностей и создать реалистичный план. Как правило, средняя компания, находящаяся в крупном городе России, закладывает от 5 до 10 тыс. руб.  на сотрудника. Одним из критериев в выборе размера бюджета – сумма, не менее, чем в прошлом году. Каждый год стоимость работы подрядчиков, декора, угощений растет, поэтому потратить такую же сумму, рассчитывая на то же качество, не получится. А снижение качества корпоратива сотрудники обязательно заметят.

Шаг 2. Выбор формата и темы

Подумайте о формате и тематике мероприятия. Можно выбрать классический корпоратив в виде вечернего банкета с развлечениями. Однако, если он уже приелся, то рекомендуем рассмотреть следующие варианты популярные в этом году:

1. «Космос: Новая Эра»: Окунитесь в мир футуризма, звездных путешествий и неоновых огней. Украсьте пространство космическими элементами, используйте световые эффекты, предложите гостям футуристический дресс-код.
2. «Гранж: 90-е возвращаются»: Ностальгия по 90-м в актуальном формате. Декор в стиле grunge, яркие цвета, комфортная одежда, музыка Nirvana и Spice Girls.
3. «Голливудская Премьера»: Красная ковровая дорожка, папарацци, звездный дресс-код, фотосессия в стиле гламура. Можно даже устроить премьеру корпоративного фильма или видеоклипа.
4. «Тайна Затерянного Города»: Атмосфера приключений, загадок и сокровищ. Украсьте зал археологическими находками, старинными картами и древними символами. Организуйте квест с заданиями и ребусами.
5. «Вечеринка в стиле NFT»: Включите в декор цифровые изображения, проекции и инсталляции, предложите гостям узнать о NFT и создать свои персональные цифровые изображения.
6. «Новогодняя Пижамная Вечеринка»: Расслабленная и комфортная атмосфера, где можно отдохнуть от формального стиля и насладиться домашним уютом.
7. «Новогодний Коктейльный Бар»: Стильный и элегантный формат, где гостей ждут оригинальные коктейли, живая музыка и приятная атмосфера для общения.
8. Новогоднее Путешествие во времени»: Разделите вечеринку на эпохи, предложите гостям одеться в стиле соответствующей эпохи и создайте атмосферу исторического праздника.
9. «Новогодняя Игра в Мафию»: Захватывающая атмосфера интриги и тайны с элементами ролевой игры.
10. «Новогодняя Game Zone»: Организуйте игровую зону с современными консолями, симуляторами и VR-шлемами

Более подробно о других классических и современных тематиках и идеях для новогоднего корпоратива мы писали в статье

Шаг 3. Составление списка гостей

Обязательно составьте список гостей (хотя бы примерный). Это поможет определить количество места, еды и напитков, а также в подборе площадки и найма подрядчиков, которым важно знать количество, пол и возраст участников. Удобнее всего это сделать в виде опросной формы, в которой можно дополнительно уточнить предпочтения в еде и напитках, а также наличие пищевой аллергии.

Шаг 4. Разработка сценария

Продумайте сценарий корпоратива, включая вступительную часть, развлечения, конкурсы, и кульминацию праздника. Он должен состоять из:

• Welcome: время для сбора гостей, мастер-классы, бьюти-зоны, работа фотозон.
• Вступительная часть: приветствие гостей, поздравления от руководства.
• Развлекательная часть: конкурсы, игры, танцы, музыка, шоу-программы.
• Кульминация: вручение подарков, новогоднее поздравление, заключительный тост.

Шаг 5. Подбор места проведения

Подбор площадки для новогоднего корпоратива – задача не из легких, ведь от этого во многом зависит успех всего мероприятия.

Чтобы сделать правильный выбор, учтите следующие нюансы:

1. Определитесь с форматом мероприятия

Банкет. Нужен простор для столов, танцпол, возможно, сцена для выступлений.

Фуршет. предполагает большой стол закусок и порционных блюд, отдельные высокие столики для быстрого перекуса, большое пространство для активностей.

Тематическая вечеринка. Ориентируйтесь на стиль вечеринки и создайте атмосферу с помощью оформления площадки.

Активный отдых. Ищите место с пространством для игр, спортивных площадок или возможностью организовать квест.

2. Учтите количество гостей

Площадка должна комфортно вместить всех сотрудников. Проверьте вместимость зала, наличие дополнительных зон для отдыха и общения.

Чтобы рассчитать минимально комфортное помещение для всех гостей, можно воспользоваться простой формулой:

1 м кв. на каждого – при фуршетном формате;

1,5 м кв. на каждого – при банкетном формате;

2 м кв. на каждого – если предполагается место для танцпола.

Также учитывайте необходимое место для габаритных развлечений: мастер-классы, выездной коктейльный бар, бассейн с шариками, фотозоны, фотобудки и прочее.

Стремитесь выбрать помещение, чтобы оно не было ни сильно меньше приведенного расчета (иначе места для активностей будет недостаточно), ни сильно больше (иначе визуально будет «чего-то не хватать» и бюджет на декор кратно увеличится)

3. Оцените бюджет

Сравните цены на разные площадки и выберите вариант, который укладывается в ваш бюджет.

Уточните стоимость аренды, питания, дополнительных услуг (оформление, звук, свет). Также поинтересуйтесь, есть ли дополнительные сборы:

1. Пробковый сбор за всю принесенную еду, напитки и алкоголь (от может достигать от 50 до 500 рублей за единицу);
2. Сбор за обслуживание (обычно идет в качестве зарплаты официантам и менеджерам, составляет от 5% до 15%);
3. Сбор за уборку (чаще всего оплачивается за уборку конфетти, пачкающих шоу или перебравших гостей, составляет от 1000 до 30000 рублей).

Кроме того, на каждой площадке установлена своя система штрафов – за бой посуды, за нахождение в неположенных местах, за использование пиротехники и прочее – об этом тоже обязательно нужно уточнить.

4. Подумайте о транспорте

Убедитесь, что до площадки удобно добраться на общественном транспорте или на автомобиле. Проверьте наличие бесплатной парковки.

5. Оцените инфраструктуру

Проверьте наличие туалетов, гардероба, комнаты для курения.

Уточните возможности площадки по организации развлечений: музыка, звук, свет. Если мероприятие планируется до поздней ночи (то есть после 23:00), то стоит отдать предпочтение отдельно стоящей площадке, вдалеке от жилых кварталов. Это следует сделать для того, чтобы не нарушить закон о тишине в ночное время и не привлечь нежелательных на празднике гостей.

6. Посмотрите фото и видео площадки

Оцените атмосферу места, оформление, состояние интерьера.

7. Посетите площадку лично

Лучше всего ознакомиться с площадкой самостоятельно, оценить ее атмосферу и уточнить все необходимые детали. Нелишним будет записаться на дегустацию блюд. Это чаще всего предполагает дополнительную плату, но зато вы будете на 100% уверены, что площадка вам подходит, либо дегустация станет главным аргументом в пользу выбора другого места проведения. Кроме дегустации, вы сможете лично пообщаться с местным менеджером и даже договориться о скидках и интересных предложениях.

8. Не бойтесь задавать вопросы

Уточните у менеджера площадки все важные детали, связанные с условиями аренды, дополнительными услугами и возможными ограничениями. Не стесняйтесь спрашивать о специальных предложениях. За спрос не бьют, а если повезет – можно получить вкусную скидку.

9. Проверьте отзывы о площадке

Почитайте отзывы о площадке в интернете, чтобы узнать о качестве услуг и наличии недостатков.

10. Декорирование площадки

Обратите внимание какой декор предлагает площадка. Если он не подходит под тематику праздника, то придётся его выполнить самостоятельно.

Шаг 6. Подбор подрядчиков

Благодаря составленному сценарию вы уже примерно понимаете какие подрядчики вам потребуются. Мы их делим на обязательные и дополнительные. Первые просто необходимы на любом мероприятии, вторые необязательны, но могут понадобится в случае, если вы выбрали тематический праздник, где просто не обойтись без определенного развлечения.

Обязательные развлечения и наполнения

• Еда (кухня ресторана или кейтеринг);
• Музыка (диджей с оборудованием);
• Развлекательная программа (ведущий);
• Фотограф.

Дополнительные развлечения

• Шоу программы;
• Декор;
• Фотобудка с ИИ;
• Мастер-Классы;
• Бьюти/глиттер бар;
• Настольные игры;
• Бармены;
• Станции гадалок/тарологов;
• Фотозоны;
• Фокусники;
• Певцы;
• Танцоры;
• Шаржисты;
• Аниматоры;
• Видеограф;
• Станция сладкой ваты.

Перед тем как перейти к бронированию подрядчиков уточните адрес, время и место, где будет проходить мероприятие.

Рекомендации

Для того, чтобы найти хороших подрядчиков по самой привлекательной цене воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Старайтесь заказывать услуги подрядчиков у специализированных агентств, которые можно найти через поиск в интернете. Большинство специалистов на досках объявлений предлагают свои услуги самостоятельно, а они люди творческие и порой, с ними сложно договориться. Бывает, подрядчики считают нормальным опоздание, несоблюдение дресс-кода и изменения оговоренных цен. Конечно, везде бывают исключения, но общая тенденция такова. Порядочное агентство берёт на себя все обязательства по оказанию услуг, не говоря о том, что, менеджеры агентства, всегда находятся на связи, вежливы и обходительны. Даже если назначенный специалист заболеет или произойдет иной форс-мажор, будьте уверены, что агентство заменит его на другого аналогичного по уровню мастерства. Кроме того, агентства официально оформлены, а значит, работают со всей необходимой документацией (договор, счет, акт, документы для проверки контрагента и прочее).А если заказать несколько услуг – можно смело рассчитывать на скидку 5-15%
2. Для того, чтобы точно найти хорошего специалиста на новогодний корпоратив по лучшим ценам, обращайтесь к агентству не позднее октября. Таким образом, большинство специалистов будут свободны и удастся забронировать услуги до предновогоднего повышения цен.
3. Уточняйте заранее у всех подрядчиков возможен ли у них ранний приезд (за 1-1,5 ч) для того, чтобы все точно началось вовремя.
4. На стоимость корпоратива сильно влияет выбранная дата. Для удешевления стоимости корпоратива в целом рекомендуем исключить сезонные, выходные, праздничные и предпраздничные даты. Чтобы было легко ориентироваться, ниже можно посмотреть календарь непопулярных дат (популярные выделены красным).

Шаг 7. Отправка пригласительных

Передать пригласительный на корпоратив можно различными способами. Сейчас наиболее популярным и удобным считается отправка с помощью интернета. В этом помогут коммерческие мессенджеры и системы, где происходит коммуникация с сотрудниками. Убедитесь, что в приглашении присутствует информация о дресс-коде, об адресе и времени мероприятия, а также даны контактные данные, куда они могут обратиться, например, чтобы сообщить, что хотят выступить или устроить сюрприз для коллег.

На этом основные этапы планирования новогоднего корпоратива пройдены. Осталось самое интересное и волнительное – дождаться и провести корпоратив в тот самый «день X».

Шаг 8. Перепроверка всех подрядчиков с высылкой дополнительной информации

Регулярно общайтесь с подрядчиками. Присылайте им различную информацию, относящуюся к их работе. Например, схему разгрузки/погрузки, времени монтажа/демонтажа, фото и видео зала и т.п. Обязательно свяжитесь за день до мероприятия (если подрядчик вас не опередил).

Что нужно делать в день корпоратива?

Вот и наступила та самая, заветная для многих дата. Большинство работников гладят рубашки, делают прически и всячески прихорашиваются, а тем, кто ответственен за проведение данного мероприятия предстоит быть начеку и проследить за выполнением всего того, что было намечено в предыдущем алгоритме. Что же необходимо делать в день корпоратива?

• Ранний приезд на площадку мероприятия
• Встреча подрядчиков, сбор закрывающих документов
• Контроль выполнения сценария и тайминга
• Содействие в решении возможных проблем

Работа по организации мероприятия несложная, однако, ответственная и требующая большого количества опыта. Очень тяжело с первого раза провести идеальный праздник, но надеемся, что наш план в этом поможет.

Современные идеи для новогоднего корпоратива

 

Мастер-классы

Мастер-классы в последнее время обрели большую популярность. Это связано с тем, что гостям очень нравится приобретать полезный опыт, к тому же, помимо опыта участники получают классный новогодний подарок себе и близким.

Нейросети

Нейросети всё более плотно входят в нашу жизнь. Event сфера не исключение. Наиболее ярким примером являются недавно появившиеся фотобудки с ИИ, которые выдают фотографии гостей в виде обработанных крутых тематических образов. Аналогично круто звучат диджейские миксы с нейросетевыми перепевками известных песен самыми разными группами.

Новый опыт

Всё чаще людям нравится получать новый интересный опыт от профессионалов своего дела. Будь то записать песню со звукорежиссером, сделать расклад с тарологом или скрутить сигару с кубинцем.

Азия

Азиатская тематика, также не обошла стороной мероприятия. Аниме, дорамы, k-pop и рамёны всё чаще находят своё отражение в конкурсах и развлечениях.

Квесты и интересные настольные игры

Новогодние корпоративы для современных прогрессивных компаний уже далеко не про пьянку-гулянку. Сотрудники ждут интересного время препровождения со своими коллегами. Отличным вариантом станет прохождение квеста. Например, квест по мотивам «Игры в кальмара», «Форт Боярда», «Игра в мафию», «Что? Где? Когда?» и др.

Советы по организации новогоднего корпоратива

Учитывайте интересы сотрудников

Чтобы корпоратив был настоящим праздником для всех, учитывайте интересы и предпочтения сотрудников. Проведите анкетирование или спросите у коллег, что им бы хотелось получить от новогоднего корпоратива.

Создайте комфортную обстановку

Позаботьтесь о комфортной обстановке для гостей: удобные стулья, приятная температура, хорошее освещение, достаточное количество туалетов.

Не забывайте про безопасность

Обеспечьте безопасность гостей: наличие охраны, трезвые водители для транспортировки, отсутствие опасных предметов в зоне проведения корпоратива.

Продумайте логистику

Заранее продумайте логистику мероприятия: транспорт до места проведения, парковка, распределение гостей по столам.

Думайте наперёд

Если вы начинающий в проведении мероприятий, то старайтесь продумать «план Б», на случай если что-то пойдёт не так. Например, заранее продумайте, что будете делать, если отключат электричество, опоздает открывающий спикер и прочие неприятности.

Почему корпоратив на Новый Год так важен?

Подведение итогов

Корпоратив – идеальный случай подвести итоги ушедшего года. У руководства появляется возможность продемонстрировать изменившиеся показатели, отметить выдающихся сотрудников и наметить планы на следующий год.

Сплочение команды

Новогодний корпоратив – это идеальная возможность укрепить командный дух, построить доверительные отношения между коллегами, создать атмосферу взаимопонимания и уважения. Многие работники ждут целый год, чтобы повторить яркие моменты и повеселиться со своими коллегами.

Повышение мотивации

Приятная атмосфера праздника, веселые игры, конкурсы, поздравления и подарки – все это может стать мощным стимулом для улучшения рабочей мотивации. Практика показывает, сотрудники склонны дольше оставаться на своих рабочих местах, не увеличивая показатель текучести кадров, если чувствуют заботу компании: проведение мероприятий, укрепление корпоративной культуры, сплочение коллектива.

Создание праздничной атмосферы

Новый год – это время, когда можно позволить себе отпустить рабочие заботы и насладиться праздничной атмосферой. Корпоратив – это отличный способ избавится от накопившегося за год стресса и снизить уровень напряженности между коллегами.

Наладить новые связи

Во время общего праздника в крупной компании могут встретится коллеги из разных департаментов, где в неформальной обстановке смогут наладить личные связи, что в дальнейшем повлияет на эффективность работы.

Часто задаваемые вопросы

Как мотивировать сотрудников на участие в корпоративе?

Чтобы мотивировать сотрудников на участие в корпоративе, необходимо заранее провести опрос, например, в интернет форме о том, чтобы кому хотелось и в какую дату. Помните, что всем не угодишь. Кому-то понравится активный отдых, кому-то танцы и алкоголь, а кому-то рукоделие на мастер-классах, поэтому постарайтесь заранее продумать, кто чем сможет развлечься.

Как сделать корпоратив запоминающимся?

Чтобы корпоратив был запоминающимся, важно продумать все детали: тему вечеринки, сценарий, развлечения, подарки. Не бойтесь быть креативными и использовать нестандартные подходы.

Надеемся, что эта статья помогла вам узнать больше о том, как провести новогодний корпоратив. Помните, главное – это создать праздничную атмосферу, сплотить команду и подарить коллегам запоминающиеся впечатления!